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2016年12月19日更新

コピー機のFAXが使われる理由〜コピー機リースをコスト削減のきっかけにしよう!

コピー機のFAXが使われる理由〜コピー機リースをコスト削減のきっかけにしよう!

コピー機・複合機に備わったFAX機能はまだまだ現役。この記事では「どうしてFAXが使われるのか」といった疑問や「FAXをより便利に使うために」コピー機の備わっている機能をご紹介します。ぜひご覧下さい。


コピー機のFAXが使われる理由〜電子データでは不便なこともある

「FAXなんて古い!」「複合機のFAX機能は余計だ!」という声を耳にすることもありますが、FAXはビジネス、特にBtoBや官公庁ではまだまだ現役で重宝されているツールです。


電子メールやデジタル文書はパソコンやサーバー内に保管が可能で、検索性も高くとても便利ですが、業種や業務内容によっては電子データでは不便なこともあるんです。


例えば小規模事業所や小売業では取引のほとんどが現金取引の場合がありますよね。ビジネスで最も重要な取引行為が電子化されておらず、現金と手書きの領収書、伝票で取引している場合は電子メールやデジタル文書よりも紙データのほうが便利です。


電子メールでデータを頂いたとしても、業務フローでは紙ベースで閲覧・回覧するため「最初からFAXで送って欲しい」というお客様もいらっしゃいます。


また手書きの図を見て欲しいという場合も、スキャンして電子メールに添付して送るより、そのままFAX送信するほうが楽です。


さらに電子データの場合、容易な複製・転送・持ち出しが可能なため、クリティカルなデータであるがゆえにFAXなど紙ベースでやりとりしたいと考える方もいらっしゃいます。


ここまで書いたような理由から、ビジネスの上ではFAXを一切使わないというのは若干無理があり、多くのお客様にとってFAXは「滅多に使わないけど、いざというときにないと困るツール」といった位置づけのようです。

ビジネスと切り離せないFAXを便利に使えるコピー機・複合機

ビジネスからFAXを完全に切り離せないのであれば、無理にFAXをなくすよりも「上手く使う」方向に考えているのが現在のコピー機・複合機メーカーで、FAXを便利に使いこなす機能がどんどん盛り込まれています。


例えばダイレクトファックス(DirectFAX)機能搭載のコピー機では、パソコンにドライバーをインストールすることで、パソコンから文書を直接相手にFAX送信することが可能で、FAXを利用した業務の効率化に大きな威力を発揮します。その他、インターネット回線を利用してFAXの送受信が出来るインターネットFAXといったものもあります。


またFAXを受け取る(受信する)側も紙や時間の節約が可能です。ペーパーレスFAX機能を搭載したコピー機であれば、印刷する前にサムネイル(小さなイメージ)でFAXイメージを確認することができ、必要なものだけ紙に印刷することが出来ます。


また受信したFAXを電子メールで転送してスマホやパソコンで確認することも出来るので、外出先でもFAXを見ることが出来るでしょう。

コピー機を利用した業務の効率化・コスト削減〜リースをきっかけに一歩踏み出す

紙を減らしてコストを削減したい、電子化で業務を効率化したいといった思いは多くのお客様が抱いています。そのお気持ちに応える機器がコピー機です。


電子化に相反するように見えるFAXも現在のコピー機は最小限の印刷にとどめるためのイメージ表示やメール転送機能を備えていますし、ドキュメントの電子化に寄与する、高性能なスキャンやクラウド文書保存機能などあらゆるサポートがあります。


コピー機のリース換えをきっかけに、ビジネスの効率化に取り組まれてはいかがでしょう?
弊社はコピー機・複合機のリース代理店として、機器の専門知識だけでなく、お客様のビジネスを効率化するためのご提案が可能です。FAX、コピー機のセキュリティなど電子化や効率化につきましてもお気軽にお問い合わせ下さい

この記事を書いた人→ビーコネクト(株)松尾

格安コピー機ドットコムの運営会社・ビーコネクト(株)代表。

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