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2016年12月03日更新

業務用コピー機には必須〜保守契約とは何か・中古の場合はどうする?

業務用コピー機には必須〜保守契約とは何か・中古の場合はどうする?

電化製品などを購入するとほとんどの場合「メーカー保証」がついてきます。業務用コピー機、複合機の場合はこの保証と同じような意味で保守契約を締結することが必須です。この記事ではコピー機の保守契約について解説します。


業務用コピー機を使うなら保守契約は必須です~中古でも締結を!

業務コピー機は家庭用のコピー機能付きプリンタなどと異なり、長期間に渡り何千回、何万回と使用されます。また使用頻度もお客様によってかなり異なるため、家電製品におけるメーカー保証のような無償修理期間派も受けられていません。その代わり保守契約を締結して、契約期間内であれば無償または格安で修理を受けられるようになっています。

もし保守契約を締結しなければ、出張費+作業費+部品代で少なくとも数万円、場合によっては10万円を超えるような修理費用を支払うケースも想定されます。

コピー機は使用頻度が高いため故障が避けられない精密機器です。通常正規ディーラーで購入する場合はリース料や現金価格の提案とセットでカウンター条件の提示があります。コピー機を導入する場合は、修理が発生するという前提の為購入時にカウンター保守などのメンテナンス契約も同時に締結するのが一般的です。

コピー機の保守契約の種類〜3つの保守を知っておきましょう

コピー機の保守契約は一般に
・カウンター保守契約
・キットサービス契約(トナーキット契約)
・スポット保守契約
と3種類あります。

なおこれらの契約はコピー機の機種ごとに締結できる契約が決まっています。

【カウンター契約】
カウンター保守契約とは業務用コピー機をリースする際に広く用いられている契約で、「印刷枚数に応じた支払い料金」を保守費用として支払います。例えばモノクロ単価@1円 カラー単価@10円で契約するとするとそのカウンター料金の中に『トナー』と『保守料金』が含まれており、トナーの無償提供・万が一の故障の際は無償修理が受けられます。お客様にとってはトナー代と突然の修理費がかからないこと、そして保守費用の支払い見通しを立てやすいことが大きなメリットです。
一枚単価を安く抑える事が出来るので利用枚数が多い(月間500枚以上)もしくはトナーのべた率が高い会社様はカウンター契約にて保守を行う事をおススメ致します。

【キット契約】
キットサービス契約はメーカーからトナーを購入することで、保守サービスを受けられるようになる契約です。印刷枚数に応じた課金が発生いないことがメリットで、コピー機を使うと必ず支出するトナー代に保守契約料金が含まれるイメージです。
カウンター料金は掛かりませんが5000枚用のトナーで40,000円程度と高額な為枚数の少ない方向けの機種と言えます。

【スポット契約】
スポット保守契約とは、故障など必要な時に保守を依頼する契約のことです。なお、修理に伴う費用は有償でその都度支払います。故障が発生しなければトナーなどの消耗品費用のみの支払で済むことがメリットです。
通常新品を購入する場合は取り扱いをしておりませんので中古機や撤去機を調達してくる必要があります。
最近ではカウンター契約が非常に安くなっている為メリットは殆どありません。
短期で使い捨てで利用する方向けではないでしょうか。

中古コピー機の保守契約について

中古コピー機の場合は機器販売店が独自の保守契約サービスを提供しているケースがあります。またはトナーメーカーとトナー購入の代わりにキットサービス契約を締結する場合もあります。

なお年式が古いと保守契約が結べない場合もあり、例えば販売終了後7年経過するとメーカーの部品提供が打ち切られるため、保守契約は締結できません。
中古コピー機は格安で購入できることもありますが、コピー機は部品交換や修理が必ず発生します。慎重な検討が必須です。

一件安く見える中古機ですが落とし穴が2つあります。
・メーカーが保守契約が結んでくれないケースが多く地元の認定店の場合のカウンター料金が高い
・本体を安く購入出来ても3年程度で壊れてしまい結局新品の半分程度の期間しか利用できない

上記を留意して利用すれば後悔しない中古コピー機選びが出来ると思います。

リースでは最もポピュラーなカウンター保守契約と料金

カウンター保守契約はいちばん広く用いられている保守契約で、弊社でも多くのお客様がカウンター保守契約を締結します。

カウンター保守契約はトナー代や修理にかかる出張費や作業費、部品代が無償となる代わりに基本料金と印刷枚数に応じた料金がかかります。
言い換えるとトナー代や修理代は基本料金と印刷単価に応じて支払う代金に含まれていると言っても良いでしょう。

コピー機は使用頻度が低いと故障頻度が下がり、高いほど故障率が高くなることが一般的です。そのため利用状況に応じた料金を支払った上で必要な保守サービスを受けられる保守契約です。またメーカーとしても基本料金の収入が得られることから、お客様とメーカーの双方にとってメリットが大きいと言えます。

まとめ

この記事ではコピー機をリースする場合の保守契約について解説しました。カウンター保守契約の料金は交渉が可能です。コピー機には保守契約は必須ですから、弊社はお客様のご希望に合う条件を引き出すために全力を尽くします。お気軽にお問い合わせ下さい。

この記事を書いた人→ビーコネクト(株)松尾

格安コピー機ドットコムの運営会社・ビーコネクト(株)代表。

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