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2016年05月12日更新

リコー「RICOH カンタン文書活用 タイプZ」新発売

リコー「RICOH カンタン文書活用 タイプZ」新発売

ニュースの概要

2016年1月22日
株式会社リコー
株式会社リコー(社長執行役員:三浦善司)は、簡単な操作で文書の電子化やデータ活用が可能なリコー製複合機用アプリケーション「RICOH カンタン文書活用 タイプZ」を発売します。

新製品は、「imagio カンタン文書登録 V2 タイプA」(2009年7月発売)、および「imagio カンタン文字認識 V2」(2011年11月発売)の2つの機能を併せ持つ後継製品となります。
「カンタン文書登録機能」としては、同一ネットワーク上にあるパソコンのフォルダー体系を複合機のタッチパネル上で参照できるため、注文書や契約書などの紙文書を、利用者が指定したパソコンの共有フォルダーなどに任意の名前をつけて簡単に電子化することができます。
また、「カンタン文字認識機能」としては、紙文書を複合機でスキャンする際に、Microsoft社のExcel®やWord、Adobe社のテキスト付PDFなどの2次利用が可能な多様なファイルに変換して、任意のフォルダーを指定して保存することができます。さらに、あらかじめファイル名のつけ方や、保存先、変換したいファイル形式など定型業務ごとの電子化設定情報をボタン登録しておくことで、複合機のパネル上に業務ボタンとして登録され、ワンタッチでの電子化を実現します。 
これまで好評頂いてきた操作感はそのままに、この度新たに、リコーの提供する文書管理システム「Ridoc Document System」やオンプレミス型プライベートクラウドサービス「RICOH e-Sharing Box」との連携を実現しました。文書管理システムとの連携では、文書を直接文書管理システム内の個人キャビネットに保存することが可能で、ファイル形式の異なる様々な文書をクリップでとめる感覚でまとめて管理できるバインド機能や、気になる箇所にメモをつける付箋機能などで、より便利に活用することができます。また、他社製のアプリケーションなどと連携させることで名刺の電子管理も可能です。今後、連携するシステムは順次拡大してまいります。
コンパクトボディながら、A3機同等の生産性と操作性を実現したA4デジタルフルカラー複合機「RICOH MP C306シリーズ」と組み合わせることで、流通業のお客様の店舗での活用をはじめ、建設業、製造業、医療・福祉業など、紙文書による業務の多いお客様の業務効率化に貢献します。

引用記事: https://jp.ricoh.com/release/2016/0122_1.html


「RICOH カンタン文書活用 タイプZ」とは

株式会社リコーは文書の電子化やデータ活用のためのアプリケーション「RICOH カンタン文書活用 タイプZ」を2016年1月25日に販売開始しました。

このアプリケーションは従来品の「imagio カンタン文書登録 V2 タイプA」、および「imagio カンタン文字認識 V2」の機能を併せ持った後継商品とのことです。

「RICOH カンタン文書活用 タイプZ」の機能

機能は上に書いたとおり大きく分けて2つあり、ひとつは「カンタン文書登録機能」で、コピー機、複合機と同一ネットワーク上にあるパソコンのフォルダー構成を複合機のタッチパネルで参照することが可能となります。
このためコピー機、複合機で電子化した契約書や注文書などの文書データを保管するパソコンの指定が複合機のタッチパネルから可能なため、簡単かつ迅速に文書の電子化と保管場所(共有フォルダ)への登録を実現する機能です。

ふたつ目の機能は「カンタン文字認識機能」で紙文書を電子化する際、2次利用が可能な形式(ワードやExcel、テキスト付きPDFなど)に変換して任意のフォルダに保存することを可能にします。
これらの操作は定形業務化することも可能なため、変換形式や保存先をコピー機、複合機に登録してボタンひとつでこれらの電子化ができるとのことです。

企業内の文書管理ソリューションはどうなっていますか?

リコー「RICOH カンタン文書活用 タイプZ」新発売

ひょっとしたら文書の電子化などは社員ひとりひとりが自分のパソコンの共有フォルダを利用して行っているかも知れません。しかしセキュリティの観点から考えると共有フォルダがネットワーク上にたくさんあることは好ましいこととは言えません。そして何より社員ひとりひとりが文書の電子化や文字認識のような定形業務をこなす状況は社員の非効率な稼働に繋がりかねないでしょう。

このようなアプリケーションを利用して複合機上で社内ネットワークを参照できますから、少数の文書管理担当者がコピーや文書の電子化を行うといった方法も考えられます。セキュリティの観点からも文書の電子化などは担当者を置くことが好ましいと言えます。

このようなアプリケーションの発売は自社の文書管理について今一度考えてみる良いきっかけになりそうですね。

まとめ

リコーはカンタン文書登録・カンタン文字認識機能を併せ持った「RICOH カンタン文書活用 タイプZ」を発売しました。複合機上のタッチパネルで保存先のフォルダ選択を可能とし、紙文書をワードやExcelなどの形式に自動変換する業務の定型化も実現します。

自社の文書管理はどのように行っていますか?セキュリティ、コンプライアンスなど文書管理は経営の大切な部分に関わります。この記事やアプリケーションの発売をきっかけに、さらにビジネスが向上することをお祈りしています!

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