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OA機器ニュース

紙媒体をFAXで送る場合も・・・

~紙媒体をFAXで送る場合も誤送信防止が可能に~
複合機と連携し、電話帳の一元化や上長承認機能を実装した「FAX誤送信防止ソリューション」を開発

NTTソフトウェア株式会社は、次世代オフィスソリューション「ProgOffice®」及び情報漏洩対策ソリューション「CipherCraft®/ Mail」と富士ゼロックス株式会社のカラー複合機ApeosPort※1シリーズと連携した「FAX誤送信防止ソリューション」を開発した。

ネットワーク上の電話帳を利用して顧客情報を一元管理することにより、FAX電話帳の更新漏れを防ぐ。複合機による紙媒体入力、送信内容の自己確認、上長承認といった一連の確認作業を電子化することで、FAX送信先や送信内容のミスを防止する。
開発の背景

複合機は、インターネットが普及した現在でもオフィス機器として必須とされており、多くの企業が活用している。しかし、毎日、重要な書類や個人情報が記載されている資料を送付するにもかかわらず、誤送信による情報漏洩も多く見受けられる。

この要因の一つに、送付先リストが、個別の複合機に保存・管理されているために、機器によって送付先の更新漏れが発生し、気づかぬうちに誤送信を行ってしまうことが挙げられる。
図1 「FAX誤送信防止ソリューション」を開発

図1 「FAX誤送信防止ソリューション」を開発
今回の成果

NTTソフトウェアでは、ネットワーク電話帳と自己チェック・上長承認機能とを利用して、FAX誤送信防止を実現した。ネットワーク電話帳は、複数の複合機の送付先リストの一元管理を実現する。これにより、人事異動時などに送付先を一斉に修正することができるため、誤送信の防止や管理の手間の軽減を実現できる。

自己チェック・上長承認機能は、入力方法が紙媒体であっても、FAX送信先や送信内容に誤りがないことを確認することができる。
本ソリューションの特徴

* ・顧客情報の一元管理可能
* ・紙媒体を複合機でFAX送信時の自己確認/上長確認機能送信前の自己チェック機能
* ・NGN(Next Generation Network)対応

今後の展開

今後は、来春に向けて次世代オフィスソリューションの一製品として、商品化をおこなう予定。現在販売しているメール誤送信防止ソリューション「CipherCraft®/Mail」と合わせて、誤送信防止ソリューションとして販売展開していく予定である。
※1:ApeosPort

紙文書と電子データをシームレスに扱うことができるデジタル複合機。複合機を『紙文書の出入り口』として位置付け、標準技術であるXMLとSOAP(プロトコル)によるWebサービスによって紙文書と基幹/業務システムを簡易につなげることが可能。

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